Veränderungen in Arbeitsabläufen sind stets mühsam. Bei der Digitalisierung einer Zahnarztpraxis ist das nicht anders. Aber das Ergebnis der digitalen Optimierung ist jeden Aufwand wert.
Der Weg der Veränderung braucht viel Durchhaltevermögen. Und gerne schleichen sich schnell wieder alte Muster ein, wenn der „Change“ im Alltag seinen Preis fordert.
Daher sollten neue Prozesse immer direkt digital umgesetzt werden. Nur so werden die Prozesse messbar gemacht und lassen sich bei Bedarf weiter anpassen. Ohne Prozesscontrolling sind Optimierungen, so unsere Erfahrung aus der langjährigen Beratertätigkeit, schwer bis gar nicht umsetzbar.
Ein Beispiel: Sie wollen Ihre Mitarbeiter individuell fördern. Aber wie soll Ihnen das gelingen, wenn der Punkt, an dem der Mitarbeiter den definierten Prozess verlässt, überhaupt nicht bekannt ist. Das eigene Bauchgefühl hilft hier nur wenig weiter, da dem Mitarbeiter im Zweifel auch selbst nicht bewusst ist, wo er den festgelegten Prozess verlässt. Dank digitaler Prozessüberwachung werden Sie schnell auf Veränderungen aufmerksam und können entsprechend schnell reagieren.
Umsatzsteigerungen – und -rückgang frühzeitig erkennen
Die Digitalisierung der Praxisabläufe liefert wichtige Infos rund um die Praxisentwicklung und Praxissteuerung. Dank automatisierter Auswertungen lassen sich Umsatzsteigerungen, bzw. -rückgänge, jederzeit messen. Ein Hinweissystem informiert Sie als Praxisinhaber automatisch, so dass Sie immer Herr Ihrer Zahlen bleiben.
Wichtig sind solche frühzeitigen Erkenntnisgewinne zum Beispiel bei der Frage, wie hoch Steuernachzahlungen und -vorauszahlungen ausfallen werden. Ihr Steuerberater weiß dann frühzeitig Bescheid und kann entsprechende Vorkehrungen für Sie treffen.
Die Digitalisierung der Praxis verspricht mehr Planungssicherheit. Böse Überraschungen, die zu Liquiditätsengpässen oder notwendigen Nachfinanzierungen führen, gehören der Vergangenheit an, sofern man die Abläufe konsequent digitalisiert und einhält. Bei früh diagnostizierten Umsatzrückgängen kann beispielsweise eine Herabsetzung der Steuerlast veranlasst werden.
Mehr Planungssicherheit durch Digitalisierung
Die Digitalisierung bietet aber auch die Möglichkeit, den Umsatz gezielt zu steigern. Das beginnt bereits bei der Anamnese durch sogenannte Bedarfs- oder Marketingfragen. Eine Bedarfsanalyse lässt sich zum Beispiel durch geschlossene Fragen und eine anschließende digitalisierte Auswertung durchführen. Über dann abgeleitete Prozesse werden Arbeitsabläufe mit den gewonnenen Informationen etabliert, die zu spürbaren Umsatzsteigerungen führen – auch hier mit digitaler Unterstützung, sowohl bei der Patienten-Aufklärung wie auch bei der Auswertung der individuellen Mitarbeiterleistung.
Diesen Prozess kann man in der Mehrbehandlerpraxis auch auf die 01 übertragen. Hier sehen wir in den Praxen nicht selten deutliche Unterschiede im Honorarvolumen zwischen angestellten Zahnärzten und Praxisinhabern. Meist hat dies zwar nachvollziehbare Gründe, kann den Inhaber aber nicht zufriedenstellen. Digitalisierung ermöglicht die Definition der 01 in verschiedene Untersuchungsbereiche, die bei entsprechender Befundung mit zuvor festgelegten Behandlungswegen aufgeklärt werden.
Durch eine digitale Erfassung der Befunde und einer automatisierten, zuvor individuell festgelegten Therapie wird dies über „Drop-Down-Menüs“ gesteuert. Dadurch ist der Prozess der 01 standardisiert und jeder Behandler erbringt diese Leistung nach einem definierten Ablauf. Der Patient erhält im Anschluss per datenverschlüsselter E-Mail alle Aufklärungen und Empfehlungen noch einmal zur Einsicht und zum Nachlesen.
Digitalisierte Praxen sind erfolgreicher
Durch diesen Prozessablauf lassen sich auch deutliche Umsatzsteigerungen erzielen. Ein guter Nebeneffekt: Ganz nebenbei kann der Praxisinhaber auf Nummer sicher gehen, dass Patienten nach seinem Konzept untersucht und aufgeklärt werden.
Unser Fazit: Die Einführung neuer digitaler Prozess kann anfangs mühsam sein. Aber mit der Routine wird es leichter und die Praxis läuft dann ruhiger und vor allem erfolgreicher. Außerdem bleibt vorhandenes Knowhow – der Digitalisierung sei Dank – dauerhaft in der Praxis erhalten.
