Steigender Umsatz, steigender Praxiserfolg? So einfach ist es leider nicht. Bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit einer Zahnarztpraxis sollte neben dem Umsatz auch die Kostenstruktur genau unter die Lupe genommen werden.

Der wirtschaftliche Erfolg einer Praxis wird vom generierten Gewinn bestimmt, also dem, was vom Umsatz noch übrig ist, wenn die Kosten abgezogen wurden. Wenn Praxisinhaber also ihre Wirtschaftlichkeit steigern möchten, sollte es nicht nur um die Frage gehen, wie der Umsatz gesteigert, sondern auch die Kostenstruktur optimiert werden kann.

Als Richtwert gilt: Die Kosten der Zahnarztpraxis sollten nicht mehr als 70% betragen und der Gewinn mindestens 30% vom Gesamtumsatz. Wobei unsere Erfahrung zeigt, dass diese Werte je nach Umständen deutlich variieren können.

Die Kostenstruktur einer Zahnarztpraxis

In Praxen stellen die Personalkosten den größten Kostenpunkt dar, gefolgt von den Fremdlaborkosten, den Materialkosten, der Miete sowie Instandhaltungskosten, Zinsen und Betriebsausgaben.

Rund 27% der Gesamteinnahmen einer durchschnittlichen Praxis fließen ins Personal. Die hohen Personalkosten sind in der Regel nicht auf eine zu hohe Gehaltsstruktur zurückzuführen. Zu hohe Personalkosten können hingegen entstehen, wenn schlichtweg zu viele Mitarbeiter eingestellt wurden.

Da die meisten Praxen erhebliches Entwicklungspotenzial haben, empfehlen wir an den Mitarbeitern festzuhalten, auch wenn es in der aktuellen Situation noch zu viele sein sollten. Denn: Wenn eine Praxis weiterwachsen soll, braucht sie auch wieder mehr Personal. Da ist es von Vorteil, wenn man noch genügend Potenzial in der eigenen Praxis hat.

Ein gewisses Einsparungspotenzial im Bereich der Personalkosten liegt in der qualifizierten Ausbildung von Nachwuchs. Weiter lassen sich zudem Kosten sparen, indem bei den Lohnnebenkosten Steuern eingespart werden. Möglich ist dies zum Beispiel über Sachleistungen für Arbeitnehmer, die mindestens steuerbegünstigt, teilweise auch steuerfrei sind. Denn Arbeitgeber zahlen für Essenszuschüsse, Tankgutscheine oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung deutlich weniger Steuern als bei einer Gehaltserhöhung.

Fremdlaborkosten als zweitstärkster Kostenfaktor

Die Fremdlaborkosten liegen im Schnitt bei etwa 17% der Gesamteinnahmen und bilden damit den zweitgrößten Kostenfaktor einer Zahnarztpraxis. Besteht beispielsweis ein Schwerpunkt in der Prothetik, sind die Fremdlaborkosten entsprechend hoch, oft aber auch der Gesamtumsatz. Da die Fremdlaborkosten ein sogenannter „durchlaufender Posten“ sind, haben Sie aber kaum Einfluss auf die Kosten der Praxis, da die Laborkosten an den Patienten weiterberechnet werden.

Das Beispiel der Fremdlaborkosten für eine Praxis mit einem Prothetik-Schwerpunkt verdeutlicht, dass ein hoher Gesamtumsatz auch ein falsches Bild auf die eigentliche Gewinnlage der Praxis werfen kann.

Materialmanagement: großes Einsparpotenzial

Die Kosten für Verbrauchsmaterialien sind in Zahnarztpraxen ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. In der Regel machen sie rund 6% der Gesamteinnahmen aus. Ein großes Einsparpotenzial ergibt sich meist durch ein optimiertes Bestellverhalten. Wer vorausschauend plant und bestellt, kann Rabatte nutzen und meist auch Versandkosten sparen.

Auch Instandhaltungskosten sind ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor. Bei näherer Betrachtung sind dann häufig Reparaturen an gleichen Geräten auszumachen. In so einem Fall lohnt die Prüfung einer Neuanschaffung in Absprache mit dem Steuerberater. Diese senkt die Instandhaltungskosten und wirkt sich positiv auf die Abschreibung aus.

Nebenkosten in den Blick nehmen

Auch bei den Nebenkosten lassen sich Kosten sparen. So ist die Miete zwar fix, anders aber sieht es bei Strom-, Telefon- und Versandkosten aus. Mit einer entsprechenden Planung lassen sich über die Jahre ordentliche Beträge einsparen und so die Praxiskosten senken. Mitunter kann es auch lohnend sein, eine Hochrechnung der noch zu leistenden Mietzahlung bis zum Praxisende aufzustellen und aus diesem „Budget“ Szenarien für den Kauf oder Bau einer eigenen Praxisimmobilie abzuleiten.

Die Kostenstruktur ist kein profanes Thema in der Praxis, sondern benötigt einen kritischen Blick auf den Status quo und einen Bezug zur aktuellen und zukünftigen Praxisstrategie. Eine isolierte Betrachtung von Kosten oder Umsätzen wird nie so erfolgreich sein wie eine Abwägung von beiden wirtschaftlichen Kennziffern in ihrer jeweiligen Abhängigkeit zueinander.

Denn am Ende hängt der wirtschaftliche Erfolg vom erwirtschafteten Gewinn ab. Daher ist es elementar, neben der Umsatzentwicklung auch die Kostenstruktur im Blick zu behalten.